Dịch vụ Email doanh nghiệp là gì? Tại sao doanh nghiệp của bạn cần địa chỉ email tên miền

Dịch vụ email doanh nghiệp là gì?

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần địa chỉ email tên miền. Khi thiết lập một địa chỉ email cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ phải đưa ra rất nhiều quyết định.

• Ai sẽ cung cấp dịch vụ?
• Bạn nên sử dụng tên riêng của mình trong địa chỉ email, tên doanh nghiệp hay cả hai?
• Nếu bạn là nhân viên duy nhất, liệu một địa chỉ email doanh nghiệp có đủ không?

Có một quyết định khá dễ dàng: sử dụng địa chỉ email tên miền hay địa chỉ chung.

Trước khi bắt đầu, hãy cùng Huân tìm hiểu về “Mail Server là gì? Tại sao doanh nghiệp lại cần mail server?”

Nội dung bài viết này bao gồm:

• Mail server là gì?
• Tại sao doanh nghiệp cần mail server?
• Sức mạnh của địa chỉ email tên miền là gì?
• Địa chỉ Email Tên miền so với Địa chỉ Email Chung như thế nào?
• Cách tạo Địa chỉ Email Tên miền Doanh nghiệp Hoàn hảo

Dịch vụ mail doanh nghiệp là gì? Tại sao doanh nghiệp của bạn cần địa chỉ email tên miền

Mail server là gì?

Địa chỉ email doanh nghiệp thích hợp phải bao gồm tên miền doanh nghiệp của bạn (ví dụ: @tên-miền-của-bạn.com). Đó là cách bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và đại diện cho công ty của bạn như một doanh nghiệp hợp pháp và hoạt động tốt. Dịch vụ mail Doanh nghiệp có thể được sử dụng bởi người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Như vậy người dùng khi gửi email hay nhận mail có thể thông qua Internet trực tiếp với những tên miền cụ thể của từng tổ chức/cá nhân.

Tạo một tên miền cho trang web là một trong những bước đầu tiên mà hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ thực hiện. Đó là cách mọi người tìm thấy một công ty trên web và nó là một phần trung tâm của nhận diện thương hiệu.

Việc một số chủ doanh nghiệp quyết định không thiết lập địa chỉ email tên miền là một cơ hội bị bỏ lỡ. Để có tất cả sức mạnh thương hiệu của tên miền doanh nghiệp, sau đó sử dụng gmail.com hoặc địa chỉ email outlook.com là một sai lầm dễ tránh.

Bài viết này sẽ giải thích lý do tại sao một địa chỉ email tên miền tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn so với một địa chỉ chung chung. Nó sẽ bao gồm những lợi ích cốt lõi, như cải thiện thương hiệu và khả năng tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh. Nó cũng sẽ so sánh địa chỉ email miền doanh nghiệp với địa chỉ chung, liên quan đến quyền riêng tư, bảo mật, khả năng truy cập và tính di động. Chúng tôi sẽ tóm tắt một số mẹo về cách bạn có thể tạo ra địa chỉ email tên miền chuyên nghiệp, hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình.

Tại sao doanh nghiệp cần mail server?

Một trong những thách thức đầu tiên mà một chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt là thiết lập một nền tảng uy tín vững chắc. Để được khách hàng tiềm năng xem như một doanh nghiệp thực sự là điều hoàn toàn quan trọng.

Một số điều khiến mọi người coi một doanh nghiệp là có thật là gì?

Kỳ vọng phổ biến nhất là một công ty sẽ có tên doanh nghiệp, một số cấp độ xây dựng thương hiệu (như tài liệu tiếp thị bao gồm tên và biểu tượng của công ty) và một trang web.

Năm mươi năm trước, mục đầu tiên trong danh sách đó sẽ là một địa chỉ kinh doanh truyền thống, nhưng ngày nay, một công ty cần phải có một trang web để có vẻ hợp pháp. Trang web của bạn sẽ là tên miền của bạn — một cái gì đó giống như kinh-doanh-cua-ban.com.

Tạo một tên miền cho trang web là một trong những bước đầu tiên mà hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ thực hiện. Đó là cách mọi người tìm thấy một công ty trên web và nó là một phần trung tâm của nhận diện thương hiệu.

Việc một số chủ doanh nghiệp quyết định không thiết lập địa chỉ email tên miền là một cơ hội bị bỏ lỡ. Để có tất cả sức mạnh thương hiệu của tên miền doanh nghiệp, sau đó sử dụng gmail.com hoặc địa chỉ email outlook.com là một sai lầm dễ tránh.

Bài viết này sẽ giải thích lý do tại sao một địa chỉ email tên miền tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn so với một địa chỉ chung chung. Nó sẽ bao gồm những lợi ích cốt lõi, như cải thiện thương hiệu và khả năng tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh. Nó cũng sẽ so sánh địa chỉ email server doanh nghiệp với địa chỉ chung, liên quan đến quyền riêng tư, bảo mật, khả năng truy cập và tính di động. Chúng tôi sẽ tóm tắt một số mẹo về cách bạn có thể tạo ra địa chỉ email tên miền chuyên nghiệp, hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình.

Theo nhiều cách, tên miền đó là bộ mặt của doanh nghiệp của bạn. Nó bao gồm tên công ty của bạn, đó là cách mọi người tìm thấy bạn trên web và có một nơi nữa nó có thể hoạt động cho bạn hàng ngày: ở cuối địa chỉ email doanh nghiệp của bạn.

Đây là cách sử dụng miền doanh nghiệp cho email của bạn sẽ đóng một phần rất lớn trong việc thiết lập uy tín cho doanh nghiệp của bạn.

Sức mạnh của địa chỉ email tên miền là gì?

Hiện nay, dịch vụ email sever doanh nghiệp đã được rất nhiều công ty, doanh nghiệp, cá nhân bắt tay vào sử dụng. Giải pháp này đóng vai trò như một cửa ngõ để các doanh nghiệp có thể liên hệ với khách hàng, đối tác bên ngoài. Bên cạnh đó, chúng còn hỗ trợ các doanh nghiệp trong công tác quản lý.

• Giúp các các bộ phận trong công ty có thể trao đổi thông tin qua lại với nhau một cách dễ dàng. Tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Người quản trị mạng có thể quản trị hệ thống mail server của công ty thông qua internet, quản lý được tất cả nội dung mail của nhân viên trong hệ thống, thiết lập được dùng lượng cho từng user sử dụng mail, từ đó giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Cho phép người dùng gửi và nhận mail trực tiếp qua internet với email tên miền cụ thể của từng công ty; cho phép gửi và nhận mail thông qua Mail Client, Web mail.
• Có khả năng hạn chế được các mail spam và virus khi chuyển tiếp đến người nhận khác.
• Hệ thống mail có tính bảo mật cao nhờ sự cấu hình và cài đặt của người quản trị viên. Chính vì vậy có thể đảm bảo thông tin nội bộ được bảo mật tuyệt đối.

Tính chuyên nghiệp của dự án

Không giống như nhiều quyết định kinh doanh, lựa chọn giữa email tên miền doanh nghiệp và email miễn phí là đen trắng. Sử dụng địa chỉ email server doanh nghiệp là yêu cầu cơ bản nếu bạn muốn công ty của mình trở nên chuyên nghiệp.

Khi bạn cung cấp địa chỉ email doanh nghiệp của mình cho khách hàng và khách hàng tiềm năng, đừng mong đợi họ sẽ bị ấn tượng bởi thực tế là bạn sử dụng email miền doanh nghiệp. Làm như vậy là tránh thay thế — sử dụng tài khoản email miễn phí cho mục đích kinh doanh của bạn là một sai lầm khủng khiếp.

Địa chỉ email nào sau đây có vẻ chuyên nghiệp hơn?

huanbv@chinhphu.vn

hoặc

huanbv.chinhphu.vn@gmail.com

Việc sử dụng tài khoản Gmail khiến khách hàng và khách hàng tiềm năng tự hỏi liệu doanh nghiệp của bạn có phải là một dự án phụ hơn là một hoạt động kinh doanh nghiêm túc hay không. Việc sử dụng tài khoản miền doanh nghiệp mang lại cho mọi người ấn tượng rằng bạn rất coi trọng công việc kinh doanh của mình và đã thiết lập một kênh giao tiếp chuyên dụng để phục vụ khách hàng của mình.

Nổi bật so với đối thủ

Sử dụng một tài khoản email miễn phí cho doanh nghiệp có vẻ tệ. Đó là kiến ​​thức phổ biến. Nhưng sẽ luôn có một vài công ty không nhận được bản ghi nhớ.

Bằng cách sử dụng email tên miền doanh nghiệp, bạn có thể phân biệt mình với tất cả các đối thủ cạnh tranh kém hiểu biết hơn. Họ có thể đã tìm ra cách để thu hút khách hàng tiềm năng trong nỗ lực tạo ra công việc kinh doanh mới, nhưng việc họ sử dụng tài khoản email miễn phí sẽ là một dấu hiệu đỏ, đặt ra câu hỏi về mức độ nghiêm túc của họ đối với công việc kinh doanh của mình.

Đối với một số người, việc nhìn thấy địa chỉ email chung chung đó là điều sẽ khiến họ chuyển sang một công ty khác — một công ty giống như công ty của bạn, có hình ảnh chuyên nghiệp, hoàn chỉnh với địa chỉ email tên miền.

Thiết lập thương hiệu của bạn

Trừ khi bạn có một công ty như VinGroup, nơi có biểu tượng chữ V uốn lượn trên 5 ngôi sao năm cánh là tất cả những gì cần thiết để truyền tải bản sắc thương hiệu, thì tên doanh nghiệp của bạn là thứ mà mọi người liên quan đến đầu tiên. Tên công ty của bạn đóng vai trò là yếu tố chính của bản sắc thương hiệu của bạn.

Nếu tên công ty của bạn là một phần của tên miền của bạn (đúng như vậy), thì tất cả sức mạnh thương hiệu của nó sẽ được truyền cho tên miền và tương tự như vậy, cho mọi địa chỉ email doanh nghiệp bao gồm nó.

Mọi cặp mắt nhìn thấy tên doanh nghiệp của bạn, cho dù đó là trên trang web của bạn, trong một bài đăng trên Twitter hay trên danh thiếp đều khiến một người khác biết đến sự tồn tại của công ty bạn. Vì đó là bước đầu tiên trong mỗi lần mua hàng đầu tiên, nên đây là bước quan trọng đối với các doanh nghiệp đang cố gắng phát triển cơ sở khách hàng của họ.

Tên công ty của bạn là công cụ xây dựng thương hiệu hữu ích nhất và một nơi tuyệt vời để sử dụng nó là trong địa chỉ email doanh nghiệp của bạn.

Quay trở lại mục tiêu xây dựng thương hiệu cơ bản đã thảo luận ở trên — đưa tên doanh nghiệp của bạn đến với những người mới — việc bỏ qua cơ hội để địa chỉ email doanh nghiệp hoạt động cho thương hiệu của bạn là điều không tưởng. Bản thân địa chỉ email doanh nghiệp của bạn có khả năng thiết lập nhận dạng thương hiệu. Nó không chỉ bao gồm tên công ty của bạn mà còn cung cấp cho mọi người cách liên hệ với bạn.

Một chủ doanh nghiệp chọn địa chỉ email chung chung đang bỏ lỡ một cơ hội lớn. Mặc dù họ có thể bao gồm tên doanh nghiệp của mình trong địa chỉ, nhưng “@ gmail.com” ở cuối sẽ có vẻ như là một giải đấu bụi đời và gây khó chịu cho các khách hàng tiềm năng.

Địa chỉ Email Tên miền so với Địa chỉ Email Chung

Như đã thảo luận, địa chỉ email tên miền cải thiện độ tin cậy của doanh nghiệp của bạn. Ngược lại, một địa chỉ email doanh nghiệp kết thúc bằng yahoo.com hoặc gmail.com, chẳng hạn, sẽ khiến khách hàng tiềm năng nghi ngờ về cách bạn điều hành công ty của mình. Địa chỉ email miền doanh nghiệp cho mọi người biết bạn có một hoạt động đã được thiết lập mà bạn coi trọng và nó có thể là một công cụ có giá trị trong việc nâng cao nhận thức về thương hiệu.

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số cách khác mà sử dụng email miền doanh nghiệp là lựa chọn tốt hơn so với sử dụng tài khoản email miễn phí.

Sự riêng tư

Một điều bạn từ bỏ khi sử dụng dịch vụ email miễn phí, giống như những dịch vụ do Google và Microsoft cung cấp, là quyền riêng tư. Đó không phải là trường hợp khi máy chủ web lưu trữ email doanh nghiệp của bạn. Trong trường hợp Google yêu cầu bạn thừa nhận thỏa thuận người dùng giới hạn quyền riêng tư email của bạn, thì thỏa thuận bạn ký với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ diễn ra theo hướng khác, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật vững chắc cho email doanh nghiệp của bạn.

Bạn sẽ cảm thấy tốt hơn ở đâu khi lưu trữ email công ty của mình, trên một máy chủ mà bạn không có quyền kiểm soát hoặc trên một máy chủ mà bạn đang trả tiền để được duy trì một cách an toàn? Các chủ sở hữu doanh nghiệp hiểu biết biết rằng sử dụng email tên miền doanh nghiệp do máy chủ lưu trữ web đáng tin cậy của họ xử lý là một cách tốt hơn để thực hiện.

Khả năng tiếp cận

Các chủ doanh nghiệp thường giám sát email của họ từ nhiều thiết bị. Họ cần giữ liên lạc với khách hàng cho dù họ ở đâu, vì vậy việc có thể truy cập email đến trên điện thoại của họ là rất quan trọng. Quản lý danh sách gửi thư và các tác vụ quản trị khác có thể được thực hiện trong một ứng dụng dành cho máy tính để bàn.

Theo kịp thông tin liên lạc kinh doanh bằng cách sử dụng như một tài khoản email doanh nghiệp chung có thể trở nên lộn xộn. Ví dụ: nếu bạn có tài khoản Gmail cá nhân và tài khoản Gmail doanh nghiệp, email từ khách hàng có thể bị lạc trong một biển email cá nhân.

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng tài khoản email tên miền doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tổ chức liên lạc của mình, giữ cho email công việc và cá nhân được tách biệt hoàn toàn. Một điều có thể làm cho nhiệm vụ đó thậm chí còn dễ dàng hơn là dành một ứng dụng email yêu thích cho email doanh nghiệp của bạn, tạo ra một môi trường kinh doanh biệt lập có thể được truy cập trên tất cả các thiết bị của bạn.

Tính di động

Ví dụ: nếu bạn thiết lập tài khoản email doanh nghiệp của mình với Yahoo và sau đó quyết định sử dụng Gmail, bạn phải thay đổi địa chỉ email doanh nghiệp của mình và cố gắng cho tất cả khách hàng của bạn biết về sự thay đổi này. Một số sẽ bỏ lỡ thông báo và bạn sẽ mất họ với tư cách là khách hàng khi họ cố gắng liên hệ với bạn bằng địa chỉ email cũ.

Địa chỉ email tên miền doanh nghiệp không có vấn đề đó. Nó di động. Bạn có thể tự do chuyển sang một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ khác bất cứ khi nào bạn chọn và bạn có thể mang theo địa chỉ email miền của mình vì bạn sở hữu tên miền của mình.

Bảo vệ

Thông thường email doanh nghiệp chứa thông tin bí mật. Khách hàng của bạn mong đợi bạn bảo mật thông tin đó, nhưng điều đó khó có thể hứa hẹn nếu bạn sử dụng dịch vụ email miễn phí. Các nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí thường có cơ sở người dùng khổng lồ, vì vậy họ là mục tiêu hấp dẫn đối với tin tặc. Cũng có thể bạn có thể mất quyền truy cập vào tài khoản của mình. Có thể máy chủ gặp sự cố vào thời điểm tồi tệ nhất có thể, ngay khi bạn đang giải quyết vấn đề với một khách hàng có giá trị. Có lẽ trường hợp nhận dạng nhầm khiến tài khoản của bạn bị tạm ngưng. Bạn có thể tránh thất vọng như vậy bằng cách quản lý các tài khoản email doanh nghiệp của mình trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ hosting. Bạn đang trả tiền cho họ, bạn có toàn quyền kiểm soát tài khoản của mình và, không giống như nhà cung cấp email miễn phí, việc giữ cho dữ liệu của bạn an toàn và khả dụng là ưu tiên cực kỳ cao đối với máy chủ web của bạn. Khi bạn sử dụng địa chỉ email tên miền doanh nghiệp, bạn sẽ biết chính xác máy chủ của mình thực hiện các biện pháp bảo mật nào và bạn sẽ có quyền triển khai bảo mật bổ sung khi thấy phù hợp.

Cách tạo Địa chỉ Email Tên miền Doanh nghiệp Hoàn hảo

Khi tìm ra địa chỉ email doanh nghiệp tốt nhất, bạn nên chia nhiệm vụ thành hai phần: phần nào đứng trước dấu @ và phần sau dấu @.

Phần cuối cùng không cần phải bàn cãi, nó phải là tên miền của doanh nghiệp bạn:

@ tên-công-ty-của-bạn.com

Nhưng những gì về phần đầu tiên của địa chỉ?

Đây là nơi bạn có cơ hội tạo ra hình ảnh chính xác về sự chuyên nghiệp mà bạn muốn đạt được với địa chỉ email doanh nghiệp của mình.

Đặt địa chỉ đó là số nhiều vì bạn nên tạo nhiều địa chỉ email doanh nghiệp. Điều đó không chỉ giúp bạn sắp xếp email đến thành các nhóm hữu ích mà còn mang lại cho khách hàng ấn tượng rằng công ty của bạn có đầy đủ nhân viên và được quản lý cẩn thận thông qua các bộ phận phòng ban.

Địa chỉ email quan trọng nhất sẽ là của chủ sở hữu doanh nghiệp. Quy ước ra lệnh sử dụng Họ và tên đầu tiên hoặc cả hai tên (ví dụ: huan@tên-công-ty-của-bạn.com hoặc huabui@tên-công-ty-của-bạn.com).

Mục đích chính của địa chỉ này là dùng làm địa chỉ email doanh nghiệp cá nhân của bạn . Khi bạn cung cấp nó cho khách hàng và khách hàng tiềm năng, họ sẽ biết họ có liên hệ trực tiếp với bạn, chủ sở hữu của công ty.

Không sử dụng biệt hiệu của bạn hoặc thêm bất kỳ số hoặc ký tự đặc biệt nào. Để nhấn mạnh rằng bạn là một chủ doanh nghiệp thực hành, người sẽ trực tiếp giải quyết các mối quan tâm của khách hàng, hãy đảm bảo sử dụng một số phần tên thật của bạn; tránh bất kỳ điều gì mạo danh, chẳng hạn như owner@tên-công-ty-của-bạn.com.

Một yếu tố quan trọng khác là trường hợp. Trong khi phần tên miền của địa chỉ email của bạn không trường hợp nhạy cảm, phần xuất hiện trước @ là trường hợp nhạy cảm. Nếu bạn thiết lập Huan@tên-công-ty-của-bạn.com và ai đó cố gắng liên hệ với bạn tại huan@tên-công-ty-của-bạn.com, bạn sẽ không bao giờ nhận được email. Chơi nó an toàn và chỉ sử dụng các chữ cái viết thường trong địa chỉ email doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn đã xử lý xong địa chỉ email của chủ sở hữu, đã đến lúc suy nghĩ về các địa chỉ khác có thể hữu ích. Đừng lạm dụng nó, vì quá nhiều địa chỉ sẽ khó theo dõi. Nếu bạn có thể nghĩ về một hoặc hai địa chỉ email thay thế có thể giúp ích trong tổ chức, làm cho công ty của bạn trông có vẻ lâu đời hơn hoặc cả hai, hãy tiếp tục và tạo chúng. Một số ví dụ phổ biến là:

• support@yourcompany.com
• shipping@yourcompany.com
• customerservice@yourcompany.com
• info@yourcompany.com

Gắn bó với định dạng địa chỉ email truyền thống cho nhân viên (sử dụng một số phần tên thật của mọi người) và tạo một vài địa chỉ dành riêng cho bộ phận có thể giúp bạn thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng và khách hàng tiềm năng, mang lại cho công ty của bạn một không khí có giá trị mà các doanh nghiệp với một tài khoản email chung sẽ không có.

Kết luận

Thúc đẩy doanh nghiệp của bạn với tài khoản email miền

Có thể thấy rõ sự khác biệt giữa việc sử dụng địa chỉ email miền doanh nghiệp và địa chỉ email chung chung — địa chỉ email trước đây sẽ có tác động tích cực đến hình ảnh của công ty bạn, trong khi địa chỉ email sau sẽ gây hại cho nó.

Một địa chỉ như johndoe@yourcompany.com trông chuyên nghiệp; một như yourcompany@gmail.com thì không, đơn giản vậy thôi.

Nếu bạn đang cân nhắc việc thuê một trong hai công ty và một công ty có địa chỉ email tên miền trong khi công ty kia có địa chỉ email chung, có khả năng bạn sẽ ấn tượng hơn về công ty có địa chỉ tên miền. Khách hàng tiềm năng và khách hàng của bạn sẽ có phản ứng giống nhau khi so sánh công ty của bạn với đối thủ cạnh tranh.

Sử dụng địa chỉ email tên miền giúp quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín, gửi tín hiệu đến mọi người rằng bạn coi trọng doanh nghiệp của mình. Nó giúp thiết lập và duy trì thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn và tách bạn khỏi các đối thủ cạnh tranh chọn sử dụng tài khoản email miễn phí.

Thêm vào đó là những lý do giúp tăng quyền riêng tư, khả năng truy cập, tính di động và bảo mật đi kèm với tài khoản email miền và bạn chỉ có thể đưa ra một kết luận — thiết lập tài khoản email miền là một bước đi thông minh cho doanh nghiệp của bạn.