Cách viết biên bản bàn giao
Không chắc chắn làm thế nào để xử lý một biên bản bàn giao?…
Cho dù đó là việc bạn được giao một vai trò mới ở nơi khác, bạn đang xin nghỉ phép hay bạn đang chuẩn bị được thăng chức hoặc thay đổi nghề nghiệp, việc bỏ lại công việc hiện tại không phải lúc nào cũng dễ dàng như đóng cửa lại.
Để đảm bảo bạn không đốt cháy bất kỳ cây cầu nào và để giúp người kế nhiệm của bạn đi vào đảm nhiệm vị trí và công việc của bạn mà không bị ngã – hãy để lại một bản bàn giao chi tiết là rất quan trọng.
Đây là tất cả những gì bạn cần biết về việc bàn giao và lời khuyên của chúng tôi về cách viết một Email:
Bàn giao là gì?
Bàn giao là một tài liệu được viết bởi một nhân viên đang rời khỏi vai trò của họ (vĩnh viễn hoặc tạm thời). Nó được thiết kế để giúp bất kỳ ai đang đảm nhận các công việc hàng ngày của họ nắm bắt được chúng và hiểu được nhiệm vụ của họ.
Về cơ bản, đó là một ‘hướng dẫn cách thức’ cho công việc và tổ chức, được viết bởi một người có kinh nghiệm trực tiếp về nó.
Ai chuẩn bị bàn giao?
Bất kỳ ai nghỉ việc vĩnh viễn hoặc nghỉ phép thường được yêu cầu chuẩn bị một bản bàn giao, sau đó sẽ được trao cho người thay thế họ và/hoặc các đồng nghiệp khác.
Họ có thể là:
- Rời khỏi công ty
- Nghỉ phép
- Nghỉ thai sản
- Vắng mặt vì ốm
Người sắp rời khỏi vai trò này cũng có khả năng nhận được sự trợ giúp và ý kiến đóng góp từ các thành viên khác trong nhóm mà họ đã cộng tác chặt chẽ, cùng với người quản lý của họ.
Tại sao tôi cần bàn giao công việc?
Một sự chuyển giao tốt là cần thiết cho hầu hết các vai trò, để giúp duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
Và nó không chỉ hữu ích cho nhân viên mới nhận nhiệm vụ – nó còn hữu ích cho người quản lý của họ, nhóm rộng lớn hơn và toàn bộ công ty.
Nó không chỉ giúp họ hiểu được trách nhiệm hàng ngày của mình mà còn cho phép họ nắm bắt mọi vấn đề còn dang dở – cho dù đó là các dự án chưa hoàn thành, các cuộc trò chuyện vẫn đang tiếp diễn hay bất kỳ loại công việc nào khác mà người tiền nhiệm của họ sẽ làm. đã xử lý.
Cuối cùng – bàn giao tốt có nghĩa là ít gián đoạn hơn, năng suất cao hơn và ít sai sót hơn.
Bàn giao nên bao gồm những gì?
Nội dung/thời lượng chính xác của việc bàn giao sẽ phụ thuộc vào tính chất vai trò và trách nhiệm của bạn, cũng như việc bạn sẽ rời công ty vĩnh viễn hay chỉ để nghỉ ngơi.
Tuy nhiên, một bàn giao nói chung nên bao gồm:
- Nhiệm vụ và trách nhiệm hàng ngày của nhân viên;
- Hướng dẫn sử dụng một số phần mềm;
- Thông tin về các quy trình và hệ thống chính;
- Đăng nhập chi tiết và mật khẩu;
- Truy cập vào các tài liệu/hướng dẫn quan trọng về nơi tìm thấy chúng;
- Số liên lạc và email hữu ích – bao gồm khách hàng, khách hàng, đồng nghiệp và người quản lý;
- Chi tiết về mọi dự án đang diễn ra – bao gồm cập nhật trạng thái, thời hạn và mọi vấn đề gặp phải;
Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên bao gồm những gì trong quá trình bàn giao của mình, hãy đặt mình vào vị trí của người kế nhiệm/người quản lý của bạn. Họ cần biết những gì? Thông tin nào có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ?
Sự hướng dẫn của bạn không chỉ giúp công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo tất cả công việc bạn đã thực hiện không bị gạt sang bên lề hoặc bị lãng quên sau khi bạn rời văn phòng.
Khi nào tôi nên bắt đầu chuẩn bị bàn giao?
Điều quan trọng là bạn phải dành nhiều thời gian nhất có thể để sắp xếp bàn giao của mình lại với nhau.
Để đảm bảo rằng bạn đang bao quát mọi thứ, hãy đặt mục tiêu bắt đầu (ngay cả khi đó chỉ là sắp xếp các cuộc họp hoặc viết ghi chú) từ hai đến bốn tuần trước khi bạn khởi hành/nghỉ phép. Hầu hết các công ty sẽ yêu cầu bạn làm việc trong khoảng thời gian báo trước ít nhất bốn tuần, đây là cơ hội hoàn hảo để bạn cùng nhau bàn giao.
Bắt đầu sớm cũng cho phép bạn nhờ người quản lý và/hoặc đồng nghiệp của mình kiểm tra lại và đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì.
Lời khuyên cho việc viết một bàn giao
- Nếu bạn rời khỏi doanh nghiệp vĩnh viễn, có thể hữu ích nếu bạn nỗ lực hơn nữa để hoàn thành mọi nhiệm vụ còn tồn đọng trước khi rời đi. Điều này làm giảm số lượng bạn phải đưa vào bàn giao của mình.
- Lên kế hoạch. Một bàn giao không chỉ là một tài liệu. Đó là một cuộc trò chuyện. Trước khi bạn có thể viết ra bất cứ điều gì, điều quan trọng là phải làm việc cùng với người quản lý của bạn để tạo ra một kế hoạch. Điều này không chỉ giúp bạn xác định những gì cần đưa vào mà còn giúp người quản lý của bạn biết về bất kỳ lĩnh vực công việc nào có thể bị bỏ trống sau khi bạn ra đi.
- Nói chuyện với đúng người. Nếu bạn biết một số khía cạnh trong công việc của mình sẽ được chuyển cho các thành viên khác trong nhóm (hoặc người kế nhiệm của bạn đã làm việc tại tổ chức của bạn), hãy dành thời gian để thảo luận riêng với họ. Điều này sẽ cho phép họ đặt câu hỏi, đảm bảo họ biết họ chịu trách nhiệm về những gì và thu thập tất cả thông tin họ cần để hoàn thành công việc.
- Giữ nó rõ ràng. Việc bàn giao phải là một tài liệu rõ ràng và súc tích, không có biệt ngữ hoặc từ viết tắt không cần thiết. Để tránh nhầm lẫn, hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng những thuật ngữ mà chỉ những đồng nghiệp lâu năm (và/hoặc chỉ bạn) mới hiểu. Nếu vai trò của bạn đặc biệt nặng về từ viết tắt, bạn nên đưa vào bảng thuật ngữ các thuật ngữ phổ biến và ý nghĩa của chúng.
